PRIVACY POLICY – PONO NV

Laatste update: 20/12/2025

1. Wie wij zijn

“Wij”, “ons” of “onze” verwijst naar Pono NV, met maatschappelijke zetel te Bredestraat 4, 2000 Antwerpen, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0800.970.669.

Pono NV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“GDPR”) voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van:

• het gebruik van onze website www.pono.be;
• communicatie per e-mail;
• professionele contacten via sociale media (zoals LinkedIn);
• kandidaturen en spontane sollicitaties.

Deze privacy policy is bedoeld om u duidelijk, transparant en begrijpelijk te informeren over hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken en welke rechten u daarbij heeft.

Voor privacyafspraken die specifiek verband houden met een concrete dienstverlening of samenwerking, verwijzen wij naar de overeenkomst die u met ons afsluit.

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken in verband met deze privacy policy kan u ons steeds contacteren via info@pono.be.

2. Wettelijk kader

Pono NV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (GDPR);
• de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
• de toepasselijke bepalingen inzake elektronische communicatie.

Wij verbinden ons ertoe persoonsgegevens:

• rechtmatig,
• behoorlijk,
• transparant,
• proportioneel
  en met de nodige zorg te verwerken.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

3.1 Persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt

Afhankelijk van uw contact met ons, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

a) Contactgegevens

Wanneer u gebruikmaakt van het contactformulier op onze website, ons per e-mail contacteert of met ons connecteert via LinkedIn:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• eventuele andere informatie die u vrijwillig met ons deelt.

b) Professionele gegevens (kandidaten)

Wanneer u zich kandidaat stelt voor een vacature of spontaan contact met ons opneemt:

• curriculum vitae (CV);
• opleiding en diploma’s;
• professionele ervaring en loopbaan;
• vaardigheden en competenties;
• motivatie en andere relevante informatie die u vrijwillig verstrekt.

Wij verzoeken u geen gevoelige persoonsgegevens te bezorgen, zoals:

• gezondheidsgegevens;
• gegevens over strafrechtelijke veroordelingen;
• rijksregisternummers;
• bankrekeningnummers.

Indien dergelijke gegevens toch worden meegedeeld, zullen zij niet bewust worden verwerkt en zo snel mogelijk worden verwijderd.

3.2 Gegevens verkregen via professionele en publieke bronnen

Wij kunnen professionele gegevens verwerken die u zelf publiek beschikbaar maakt, onder meer via:

• LinkedIn;
• professionele jobplatformen;
• andere publiek toegankelijke professionele profielen.

Deze gegevens worden enkel gebruikt in het kader van werving en selectie.

3.3 Website- en technische gegevens

Bij het gebruik van onze website kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• type browser en toestel;
• bezochte pagina’s;
• duur van het bezoek.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt via strikt noodzakelijke cookies.
Meer informatie hierover vindt u in onze cookie policy.

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, namelijk:

• het beantwoorden van uw vragen of verzoeken;
• het onderhouden van professioneel contact;
• het beoordelen van kandidaturen;
• het voorstellen van kandidaten aan potentiële werkgevers;
• het begeleiden van kandidaten en klanten tijdens een wervings- en selectieproces;
• het communiceren van relevante jobopportuniteiten;
• het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website;
• het naleven van wettelijke verplichtingen;
• het instellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten in geval van een geschil.

Pono NV treedt uitsluitend op als bemiddelaar in werving en selectie.
Wij zijn geen werkgever van kandidaten en verwerken:

• geen loon- of payrollgegevens;
• geen tewerkstellingsadministratie;
• geen evaluaties na indiensttreding.

5. Rechtsgrond van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

• uw toestemming, wanneer u ons vrijwillig persoonsgegevens bezorgt;
• het gerechtvaardigd belang van Pono NV om haar activiteiten als recruitment- en coachingpartner uit te oefenen;
• wettelijke verplichtingen, indien van toepassing.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

• Contactgegevens worden bewaard zolang er een relevante professionele relatie bestaat en maximaal 5 jaar na het laatste contact.
• CV’s en professionele kandidaatgegevens worden bewaard tot 5 jaar na ontvangst of na het laatste relevante contact.
  Dit laat ons toe u binnen een redelijke termijn opnieuw te contacteren indien passende opportuniteiten zich voordoen.
• Website- en technische gegevens worden bewaard conform onze cookie policy.

U kan op elk moment verzoeken om uw gegevens of CV eerder te laten verwijderen.

Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard indien dit noodzakelijk is:

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• voor bewijsdoeleinden;
• in het kader van een (dreigend) juridisch geschil.

7. Doorgifte aan derden

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of commercieel doorgegeven aan derden.

Gegevens kunnen enkel worden gedeeld:

• met organisaties waarvoor u uitdrukkelijk als kandidaat wordt voorgesteld;
• met technische dienstverleners (zoals hosting- of IT-partners), uitsluitend in de mate dat dit noodzakelijk is voor onze werking.

Met deze partijen worden passende contractuele waarborgen afgesloten.

Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens plaats buiten de Europese Economische Ruimte.

8. Beveiliging en vertrouwelijkheid

Pono NV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• ongeoorloofde toegang;
• misbruik;
• ongeoorloofde wijziging of openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze nodig hebben voor hun functie en die gebonden zijn door een vertrouwelijkheidsverplichting.

9. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, het recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• intrekking van uw toestemming.

Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan een verzoek richten aan info@pono.be.
Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen om misbruik te voorkomen.

Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.
Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; in dat geval wordt u daarvan op de hoogte gebracht.

10. Klachten

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijzigingen aan deze privacy policy

Wij behouden ons het recht voor deze privacy policy te wijzigen.
De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.